Xpro India Limited
Birla Building (2nd Floor)
9/1 R.N. Mukherjee Road
Kolkata 700 001, India.
+91 (033) 4082 3700/2220 0600 ; [email protected]
xproindia

April 23, 2025

National Stock Exchange of India Ltd.
"Exchange Plaza",
Bandra-Kurla Complex,
Bandra (E),
Mumbai 400 051
Stock Symbol: XPROINDIA(EQ)

BSE Limited
Corporate Relationship Department
1st Floor, New Trading Ring
Rotunda Building, P J Towers
Dalal Street, Fort, Mumbai 400 001
Stock Code No. 590013

Dear Sir/Madam,

Sub: Newspaper advertisement regarding Postal Ballot Notice and remote e-voting

In continuation to our letter dated April 22, 2025 regarding the Postal Ballot Notice, please find enclosed copies of newspaper advertisements published today in the “The Financial Express” (English) and “Aajkal” (Bengali).

This is for your information and record.

Thanking you,

Yours faithfully,

For Xpro India Limited

KAMAL KISHOR
SEWODA
Digitally signed by
KAMAL KISHOR SEWODA
Date: 2025.04.23 14:26:16
+05'30'

Kamal Kishor Sewoda
Company Secretary

Encl: A/a

Registered Office : Barjora-Mejia Road, P.O. Ghutgoria, Tehsil : Barjora, Distt : Bankura, West Bengal 722 202.
Tel : +91 (9775) 301 701; email : [email protected]; website : www.xproindia.com
CIN : L25209WB1997PLC085972

WWW.FINANCIALEXPRESS.COM
FINANCIAL EXPRESS
WEDNESDAY, APRIL 23, 2025
15

XPRO INDIA LIMITED

[CIN : L25209WB1997PLC085972]

Regd Office : Barjora - Mejia Road, P.O. - Ghulgoria, Tehsil : Barjora
Distt. : Bankura - 722 202, West Bengal
e-mail : [email protected]; Website : www.xproindia.com
Tel : +91-9775301701

Notice of Postal Ballot and Remote E-Voting

Notice is hereby given that pursuant to the provisions of Section 110 read with Section 108 and other applicable provisions of the Companies Act, 2013, as amended (the “Act”), Rules 20 and 22 of the Companies (Management and Administration) Rules, 2014, as amended (including any statutory modification(s) or re-enactment(s) thereof, for the time being in force), General Circular Nos. 14/2020 dated April 8, 2020, 17/2020 dated April 13, 2020 and subsequent circulars issued in this regard, the latest being 9/2024 dated September 19, 2024, issued by the Ministry of Corporate Affairs, Government of India (hereinafter collectively referred to as the “MCA Circulars”), Secretarial Standard on General Meetings issued by the Institute of Company Secretaries of India, Regulation 44 of the Securities and Exchange Board of India (Listing Obligations and Disclosure Requirements) Regulations, 2015, as amended (the “Listing Regulations”), and any other applicable laws, rules and regulations, if any, Xpro India Limited (the “Company”) is seeking approval of the Members of the Company by way of Postal Ballot through remote e-voting only in respect of the following Special businesses :

In accordance with the MCA Circulars, Members can vote only through the remote e-voting process. Accordingly, the Company has engaged the services of MUFG Intime India Private Limited (Formerly known as Link Intime India Private Limited) (“MUFG Intime”) as the agency to provide e-voting facility.

The Postal Ballot Notice is being sent via email only to the Members of the Company, whose names appear on the Register of Members/list of Beneficial Owners, as received from National Securities Depository Limited (NSDL) and Central Depository Services (India) Limited (CDSL) as on Tuesday, April 15, 2025, the cut-off date.

The Company on Tuesday, April 22, 2025 has completed sending Postal Ballot Notice through electronic means along with the Login-ID and Password for e-voting to the Members whose email addresses are registered with the Company / RTA / Depositories. The Postal Ballot Notice is also available on the website of the Company at www.xproindia.com, websites of the Stock Exchanges i.e. National Stock Exchange of India Limited and BSE Limited at www.nseindia.com and www.bseindia.com, respectively and on the website of MUFG Intime at https://instavote.linkintime.co.in/

Voting through electronic mode

In compliance with the applicable provisions of the Act, the MCA Circulars and Regulation 44 of the Listing Regulations, the Company has engaged the services of MUFG Intime as the agency to provide e-voting facility. The remote e-voting period shall commence on Wednesday, April 23, 2025 at 9.00 A.M. (IST) and will end on Thursday, May 22, 2025 at 5.00 P.M. (IST). The remote e-voting module shall be disabled by MUFG Intime thereafter. Voting rights shall be reckoned on the paid-up value of shares registered in the name of the Member as on the cut-off date i.e. Tuesday, April 15, 2025. The instruction for remote e-voting are appended in the Postal Ballot Notice.

The Board of Directors of the Company have appointed Sri Girish Bhatia, Practicing Company Secretary (Membership No. FCS 3295 & CP No. 13792) as the Scrutinizer for conducting the Postal Ballot through remote e-voting process in accordance with the law and in a fair and transparent manner.

If any member who has registered their email address and have not received Postal Ballot Notice, user ID and password for remote e-voting, such member may write to [email protected] from their registered email ID to receive the same.

The Members who have not registered / updated their e-mail IDs so far are requested to register / update the same to get all notices, communiques, etc. from the Company, electronically, as per the following procedure:

For Physical shareholders - please provide necessary details like Folio No., Name of shareholder, scanned copy of the share certificate (front and back), PAN (self-attested scanned copy), AADHAAR (self-attested scanned copy) and duly filled and signed Form ISR -1 (available on the website of the Company) by email to the Company /RTA,

For Demat shareholders - please update your e-mail ID and mobile number with your respective Depository Participant (DP).

The results of remote e-voting will be announced on or before Saturday, May 24, 2025 and the same along with the Scrutinizer’s Report will be displayed on the Company’s website at www.xproindia.com and on the website of MUFG Intime at https://instavote.linkintime.co.in/ and will also be communicated to the National Stock Exchange of India Limited and BSE Limited. The Company will also display the results of the Postal Ballot at its Registered Office for at least three days from the date of declaration of results.

In case you have any queries or grievances regarding e-voting, you may contact Sri Kamal Kishor Sewoda, Company Secretary, Xpro India Limited, “Birla Building”, 2nd Floor, 9/1, R N Mukherjee Road, Kolkata - 700 001, West Bengal, Email : [email protected] or Mr. Meet Jain, Associate - Evoting, MUFG Intime India Pvt. Ltd, C - 101, 247 Park, LBS Marg, Vikhroli West, Mumbai - 400 083 or write an email to [email protected]; [email protected] or contact to : +91 22 45186000 (Extn : 2709)

Place : Kolkata
Date : April 22, 2025
Registered Office :
Barjora - Mejia Road,
P.O. - Ghulgoria, Tehsil : Barjora,

By Order of the Board
For Xpro India Limited
Sd/-
Kamal Kishor Sewoda
Company Secretary

১০১কান

কলকাতা বুধবার ২৩ এপ্রিল ২০২৫

এক্সপ্রো ইন্ডিয়া লিমিটেড

CIN: L25209WB1997PLC085972

রেজিস্টার্ড অফিস: বড়জোড়া - মেজিয়া রোড, শোঃ- ঘুটগড়িয়া, তহসিল- বড়জোড়া, জেলা- বাকুড়া-৭২২২০২, পশ্চিমবঙ্গ

ই-মেল: [email protected]; ওয়েবসাইট: www.xproindia.com

ফোন: +৯১-৯৭৭৫৩০১৭০১

পোস্টাল ব্যালট ও রিমোট ই ভোটিং নোটিস

সংশোধিত কোম্পানিজ আই, ২০১৩ (আই)-এর ১০৮ সহ পঠনীয় ১১০ বারায় ও কোম্পানিজ (ম্যানেজমেন্ট অ্যান্ড অ্যাডমিনিস্ট্রেশন) ফলস ২০১৪ এর রূপ ২০ ও ২২ (ফলস) (বিধিবদ্ধ সংশোধনী ও প্রয়োজ্য কার্যকারিতা সহ), ভারত সরকারের মিনিস্ট্র অফ কর্পোরেট অ্যাফেয়ার্স দ্বারা জারিকৃত মিনিস্ট্র অফ কর্পোরেট অ্যাফেয়ার্স দ্বারা জারিকৃত জেনারেল সার্কুলার নং ৮ এপ্রিল ২০২০-এর ১৪/২০২০, ১৩ এপ্রিল ২০২০-এর ১৭/২০২০, ও জেনারেল সার্কুলার ১৯ সেপ্টেম্বর, ২০২২-এর ৯/২০২৪ ('এমসিএ সার্কুলারসমূহ), ইনস্টিটিউট অফ কোম্পানি সেক্রেটারিজ অফ ইন্ডিয়া দ্বারা জারিকৃত সাধারণ সভায় সচিব মান, সিকিউরিটিজ অ্যান্ড এক্সচেঞ্জ বোর্ড অফ ইন্ডিয়া (লিস্টিং অবলিগেশনস অ্যান্ড ডিসক্লোজার রিকোয়্যারমেন্টস) রেগুলেশনস, ২০১৫-এর রেগুলেশন ৪৪ (লিস্টিং রেগুলেশনস) ও প্রয়োজ্য বিধি মাফিক এক্সপ্রো ইন্ডিয়া লিমিটেড (কোম্পানি) এর সদস্যদের অনুমোদন কোম্পানির বিশেষ প্রস্তাবে রিমোট ই ভোটিং পদ্ধতিতে (রিমোট ই ভোটিং) পোস্টাল ব্যালট-এর মাধ্যমে নিতে যায়, যার বিশেষ প্রস্তাব:

এমসিএ সার্কুলার মাফিক সদস্যরা রিমোট ই ভোটিংয়ে ভোট দিতে পারবেন। সেইমত কোম্পানি এমইউএফিজি ইনটাইম ইন্ডিয়া প্রাইভেট লিমিটেড (পূর্বতন দিক্স ইনটাইম ইন্ডিয়া প্রাইভেট লিমিটেড) (এমইউএফিজি ইনটাইম)-কে ই ভোটিংয়ের সুবিধা দেওয়ার এজেন্সি হিসেবে নিয়োগ করেছে।

ন্যাশনাল সিকিউরিটিজ ডিপোজিটরি লিমিটেড (এনএসডিএস) ও সেন্ট্রাল ডিপোজিটরি সার্ভিসেস (ইন্ডিয়া) লিমিটেড (সিডিএসএস) থেকে প্রাপ্ত যে সকল সদস্যের নাম এই কোম্পানি বা ডিপোজিটরির সদস্যনগিতে মঙ্গলবার ১৫ এপ্রিল, ২০২৫ কাট অফ তারিখে রয়েছে, ও যে সকল সদস্যের ই-মেল ঠিকানা এই কোম্পানি বা এই কোম্পানি/ডিপোজিটরি পাটিসিপ্যান্টগণের কাছে নিবন্ধীকৃত রয়েছে, কেবলমাত্র ই-মেলের মাধ্যমে তাদের প্রতি পোস্টাল ব্যালট নোটিস পাঠানো হচ্ছে।

কোম্পানি বৈকুতিনভাবে পোস্টাল ব্যালট নোটিস ও ই ভোটিং-এর জন্য লগ ইন আইডি, পাসওয়ার্ড পাঠানোর কাজ শেষ করেছে মঙ্গলবার, ২২ এপ্রিল, ২০২৫-এ, যে সকল সদস্যের ই মেল এই কোম্পানি/আরটিএ-র নাম(আরটিএ)-ডিপোজিটরির কাছে নথিবদ্ধ রয়েছে। পোস্টাল ব্যালট নোটিস কোম্পানির ওয়েবসাইট www.xproindia.com-তে এবং স্টক এক্সচেঞ্জগুলির ওয়েবসাইট অর্থাৎ ন্যাশনাল স্টক এক্সচেঞ্জ অফ ইন্ডিয়া লিমিটেড ও বিএসই লিমিটেড-এর ওয়েবসাইট www.mseindia. com ও www.bseindia.com ও এমইউএফিজি ইনটাইম-এর https://instavote.linkintime. co.in-এ পাওয়া যাবে।

বৈকুতিনভাবে ভোটিং

বিধি, এমসিএ সার্কুলার, লিস্টিং রেগুলেশনস-এর রেগুলেশন ৪৪ অনুসারে কোম্পানি এমইউএফিজি ইনটাইম-কে ই ভোটিং-এর জন্য নিয়োগ করেছে। রিমোট ই-ভোটিং বুধবার, ২৩ এপ্রিল, ২০২৫ তারিখ ভারতীয় প্রমাণ সময় বেলা ৯.০০টার সময় শুরু হবে ও বৃহস্পতিবার, ২২ মে, ২০২৫ তারিখ ভারতীয় প্রমাণ সময় বিকেল ৫.০০টার সময় শেষ হবে। এর পরে এমইউএফিজি ইনটাইম দ্বারা রিমোট ই-ভোটিং বন্ধ বন্ধ করা হবে। ভোটাধিকার দেওয়া হবে মঙ্গলবার ১৫ এপ্রিল, ২০২৫ কাট অফ তারিখে প্রাপ্ত পেয়ার মূল্যের অনুপাতে। পোস্টাল ব্যালট নোটিস রিমোট ই-ভোটিং বিশদ দেওয়া আছে।

কোম্পানির পরিচালকগণ খ্রী গিরিশ ভাটিয়া, কোম্পানি সেক্রেটারি (সদস্য নং : এফসিএস ৩২৯৫ ও সিপি নং ১৩৭৯২)-কে পোস্টাল ব্যালট রিমোট ই-ভোটিং বন্ধ ও মসৃণভাবে নির্বাহের জন্য পরীক্ষক নিযুক্ত করেছেন।

যদি কোনও সদস্য ই মেল নথিভুক্ত করার পরও পোস্টাল ব্যালট নোটিস ও ই ভোটিং-এর জন্য লগ ইন আইডি, পাসওয়ার্ড না পেয়ে থাকেন, তবে লিখুন নথিভুক্ত ই-মেল থেকে: [email protected]এ। কোনও সদস্যের ই মেল নথিভুক্ত করা না থাকলে সব নোটিস ও তথ্যাদি পেতে ই মেল নথিভুক্ত করুন নিচের প্রক্রিয়ায়:

ফিজিক্যাল ফর্মে পেয়ারধারক - পেয়ারধারকের নাম, ফোলিও নম্বর, পেয়ার পাসপেজে স্ক্যান করানো কপি (সামনে পেছনে), প্যান কার্ডের স্বপ্নত্যাহিত স্ক্যান করানো কপি, আধার কার্ডের স্বপ্নত্যাহিত স্ক্যান করানো কপি, সাক্ষরিত আইএসআর ফরম-১ (কোম্পানির ওয়েবসাইটে মিলবে) পাঠান কোম্পানি/আরটিএ-এর কাছে।

ডিম্যাট ফর্মে পেয়ারধারক - ডিপোজিটরি পাটিসিপ্যান্ট (ডিপি)গণের কাছে ই মেল ও মোবাইল নং নথিভুক্ত করুন।

রিমোট ই-ভোটিং-এর ফলাফল ও পরীক্ষক রিপোর্ট পনিবার, ২৪ মে ২০২৫ তারিখে ঘোষিত হবে। ফলাফল ও পরীক্ষক রিপোর্ট কোম্পানির ওয়েবসাইট www.xproindia.com ও এমইউএফিজি ইনটাইম-এর https://instavote.linkintime.co.in ও ন্যাশনাল স্টক এক্সচেঞ্জ অফ ইন্ডিয়া লিমিটেড ও বিএসই লিমিটেড-এর ওয়েবসাইটে জানানো হবে। ফলাফল ঘোষিত হবার পর রেজিস্টার্ড অফিস কমপক্ষে ৩ দিন তা টাস্কলো থাকবে।

কোনও প্রান্তের ব্যাখ্যা পেতে আপনারা যোগাযোগ করতে পারেন এই ব্যক্তির সঙ্গে: খ্রী কমল কিশোর সেনলা, কোম্পানি সেক্রেটারি, এক্সপ্রো ইন্ডিয়া লিমিটেড, বিড়লা বিল্ডিং, ৩য় তল, ৯/১, আর এন মুখার্জি রোড, কলকাতা ৭০০০০১, পব, ই-মেল: [email protected] বা নিঃ মিত জৈন, সহযোগী- ইভোটিং, এমইউএফিজি ইনটাইম ইন্ডিয়া প্রাইভেট লিমিটেড, সি-১০১, ২৪৭ পার্ক, এলবিএস মার্গ, ডিখরোলি ওয়েস্ট, মুম্বই- ৪০০০৮৩, ই মেল- [email protected]; [email protected], ফোন নং +৯১ ২২ ৪৯১৮৬০০০ (এক্স: ২৭০৯)।

স্থান: কলকাতা বোর্ডের আদেশানুসারে

তারিখ: ২২ এপ্রিল, ২০২৫

রেজিস্টার্ড অফিস:

বড়জোড়া - মেজিয়া রোড,

শোঃ- ঘুটগড়িয়া, তহসিল- বড়জোড়া,

জেলা- বাকুড়া-৭২২২০২, পশ্চিমবঙ্গ