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Pollard Banknote Limited — Proxy Solicitation & Information Statement 2018
Feb 7, 2018
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Proxy Solicitation & Information Statement
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POLLARD BANKNOTE LIMITED
AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE ANNUELLE DES ACTIONNAIRES
Le présent document constitue un avis de convocation officiel à l’assemblée annuelle (l’« assemblée ») des actionnaires (les « actionnaires ») de Pollard Banknote Limited (la « Société »). L’assemblée aura lieu à l’endroit suivant :
River Salon, deuxième niveau Inn at the Forks 75 Forks Market Road Winnipeg (Manitoba) le jeudi, 11 mai 2017 à 15 h (heure de Winnipeg)
À titre d’actionnaire, vous avez le droit d’assister à l’assemblée et d’exprimer une voix pour chaque action (une « action ») de la Société dont vous êtes propriétaire. Si vous êtes un actionnaire inscrit et n’êtes pas en mesure d’assister à l’assemblée, vous pourrez tout de même voter à l’égard des questions présentées ci-après en remplissant le formulaire de procuration (une « procuration ») inclus dans la circulaire d’information de la direction (la « circulaire d’information »). La circulaire d’information contient des indications quant à la façon de remplir la procuration et quant au processus de prise de vote. La procuration ne sera valide que si les actionnaires inscrits la font parvenir à l’agent des transferts de la Société, Services aux investisseurs Computershare inc. (« Computershare »), à l’attention du Proxy Department , (i) par la poste dans l’enveloppe affranchie ci-jointe; (ii) en mains propres au bureau de Computershare à Toronto, ou (iii) par télécopieur au numéro 1-866-249-7775, au plus tard 48 heures (sans compter les samedis, les dimanches et les jours fériés ou jours de fête légale dans la ville de Toronto) avant la tenue de l’assemblée ou de toute reprise de celle-ci en cas d’ajournement ou de report; les actionnaires inscrits peuvent également présenter la procuration à l’assemblée avant l’ouverture de celle-ci ou de toute reprise de celle-ci en cas d’ajournement ou de report.
Si vous êtes un actionnaire véritable non inscrit, vous devez suivre les instructions que vous fournit votre courtier, négociant en valeurs mobilières, banque, société de fiducie ou autre entité similaire afin d’exercer les droits de vote rattachés à vos actions.
Les questions à l’ordre du jour de l’assemblée sont les suivantes :
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(i) la réception des états financiers consolidés audités de la Société pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 et du rapport de l’auditeur;
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(ii) l’élection des administrateurs de la Société (les « administrateurs »);
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(iii) le renouvellement du mandat de l’auditeur de la Société et l’attribution de l’autorisation aux administrateurs de fixer la rémunération de l’auditeur;
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(iv) le traitement de toute autre question qui pourrait être dûment soumise à l’assemblée.
Accompagnent le présent avis de convocation : une procuration, la circulaire d’information et la lettre d’envoi.
Les administrateurs ont fixé par voie de résolution le 16 mars 2017 à la fermeture des bureaux comme date de clôture des registres pour déterminer les porteurs d’actions habiles à recevoir avis de l’assemblée et à voter lors de celle-ci ou de toute reprise de celle-ci en cas d’ajournement ou de report.
PAR ORDRE DES ADMINISTRATEURS
Winnipeg (Manitoba) Le 7 avril 2017
Le cochef de la direction, Pollard Banknote Limited
(signé) « Douglas Pollard »
Douglas Pollard