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Newgen Software Technologies Limited

CIN: L72200DL 1992PLC049074, Registered Office: E-44/13, Okhla Phase II, New Delhi 110020, India

Tel: +91 11 46533200, 26384060, 26384146 Fax: +91 11 26383963

Date: 30th June 2026

Sub: -Notice published by way of an Advertisement in Newspaper in respect of 34th Annual General Meeting (AGM) to be held on Friday, 24th July 2026 through Video Conference/Other Audio-Visual Means (VC/OAVM), Record date and E-Voting information

Dear Sir/Ma’am,

Pursuant to provisions of Section 108 of the Companies Act, 2013 read with Rules made thereunder and pursuant to Regulation 30 of SEBI (Listing Obligations and Disclosure Requirements) Regulations, 2015, we enclose herewith the copy of advertisements published in Financial Express (All edition-English) and Jansatta (Regional-Hindi) dated 30th June 2026 in respect of information regarding 34th AGM, Record Date and E-Voting information

You are requested to kindly take the same on record.

Thanking you.

For Newgen Software Technologies Limited

AMAN
Digitally signed
by AMAN
MOURYA
Date: 2026.06.30
11:26:07 +05'30'

Aman Mourya
Company Secretary & Head-Legal

Encl.: a/a

[email protected] www.newgensoft.com

WWW.FINANCIALEXPRESS.COM
TUESDAY, A.M. 20, 2024
FINANCIAL EXPRESS
13

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NEWGEN SOFTWARE TECHNOLOGIES LIMITED
1111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111

Regd. Office: E-44/13 Delta Phone II, New Delhi, DL-110020 INDIA
Tel: (+91)-111-46533209, (+91)-11-26384060, Fax: (+91)-11-26383963
Email: [email protected] URL: https://newgensoft.com/

NOTICE OF 34TH ANNUAL GENERAL MEETING, RECORD DATE AND E-VOTING INFORMATION.

Notice is hereby given that:

1) The 34th Annual General Meeting ("AGM") of the Members of Newgen Software Technologies Limited ("the Company") will be held through Video Conferencing ("VC") / Other Audio-Visual Means ("OAVM") facility on Friday, the 24th day of July 2026 at 11:00 A.M. (IST) to transact the Businesses, as set out in the Notice of the 34th AGM in compliance with the applicable provisions of the Companies Act, 2013("Act") read with General Circular No. 03/2025 dated 22nd September 2025 issued by the Ministry of Corporate Affairs ("MCA") read together with other previous Circulars issued by MCA in this regard (collectively referred to as "MCA Circulars") and Circular No. SEBI/HO/CFD/CFD-PoD-2/P/CIR/2024/133 dated 03rd October 2024 issued by SEBI read together with other previous Circulars issued by SEBI in this regard (collectively referred to as "SEBI Circulars").

2) In compliance with the SEBI & MCA Circulars, electronic copies of the Notice of the AGM along with the Annual Report for the Financial Year 2025-26 have been sent to all the members whose E-mail addresses are registered with the Depository Participants(s)/Company as on Friday, 19th June 2026. The dispatch of the Notice of the AGM along with Annual Report through E-mails was completed on 29th June 2026. The requirement of sending physical copies of the Notice and Annual Report has been dispensed in accordance with circulars. Members can join and participate in the AGM through VC/OAVM facility only. The instructions for joining the AGM and the manner of participation in the remote electronic voting or casting vote through the e-voting system during the AGM are provided in the Notice of the AGM. Members participating in AGM through the VC/OAVM facility shall be counted for the purpose of reckoning the quorum under Section 103 of the Act. The voting rights of Members shall be proportion to the equity shares held by them in the paid-up equity share capital of the Company as on Friday, 17th July 2026 ("cut-off date").

3) In accordance with Regulation 36 (1)(b) of the SEBI (Listing Obligations and Disclosure Requirements) Regulations, 2015, a letter providing a weblink for accessing the Annual Report, including the exact path, is being sent to those Members who have not registered their email address with the Depository Participants(s)/Company.

4) The Notice of AGM and Annual Report for the Financial Year 2025-26 are available on the Company's website at https://newgensoft.com and on the website of the Stock Exchanges at www.bseindia.com and www.nseindia.com. Notice of the AGM and Annual Report is also available on the Company's Registrar and Share Transfer Agent ("RTA") website https://evoting.kfintech.com/.

5) Members are provided with a facility to attend the AGM through the electronic platform provided by the Company's RTA viz. KFin Technologies Limited. Members can attend the AGM through VC/OAVM or view the live webcast of the AGM by visiting https://emeetings.kfintech.com/ under shareholders/members login by using their remote e-voting login credentials and selecting the EVENT for the Company's AGM.

6) The Company is pleased to provide the facility to members to exercise their right to vote by electronic means on resolutions proposed to be passed/transacted at the AGM. Members holding shares either in physical form or in dematerialized form, as on Friday, 17th July 2026 (Cut-off date), only shall be entitled to avail of the facility of e-voting as well as e-voting at the AGM, accordingly, those members can cast their vote electronically on the Businesses as set out in the Notice of the AGM through electronic voting system ("remote e-voting") as provided by Company's RTA.

7) The remote e-voting facility will be available during the following voting period:

8) Members may note that:

a) the remote e-voting module will be disabled by the Company's RTA after the aforesaid date and time for voting and once the vote on a resolution is cast by the member, the member shall not be allowed to change it subsequently. Remote e-voting shall not be allowed beyond the said date and time.

b) the facility for voting will also be made available during the AGM and those Members holding shares either in physical form or in dematerialized form, present in the AGM through VC/OAVM facility, who have not cast their vote on the resolutions through remote e-voting, and are otherwise not barred from doing so, shall be eligible to vote through e-voting system at the AGM; and

c) the members who have cast their vote by remote e-voting prior to the AGM may also attend the AGM but shall not be entitled to cast their vote again.

9) Members are hereby informed that any person, who becomes a member of the Company after dispatch of the Notice of the AGM through electronic means and holding shares as on the cut-off date viz. 17th July 2026, can obtain the login ID and password by sending a request at [email protected]. However, if a person is already registered with the Company's RTA for remote e-voting then the existing user ID and password can be used for casting a vote.

10) The Register of Members and the Share Transfer books of the Company for the physical shareholders will remain closed on Friday, 17th July 2026 for the AGM and determining the names of members eligible for Final Dividend on Equity shares, if declared at the AGM of the Company.

11) Members holding shares in dematerialized mode are requested to register/update their email addresses/Electronic Bank Mandate by contacting their respective Depository Participants. Members holding shares in physical mode who have not registered/updated their email addresses/Electronic Bank Mandate with the Company, are requested to register/update the same by providing the signed Form ISR-1 to Company's RTA. Members can also write to the Company/RTA at [email protected] [email protected] respectively, along with the copy of signed Form ISR-1 mentioning all the details including Folio Number, name and address of the Member, PAN, Email address, Mobile Number etc.

12) The manner in which the members who wish to register mandates for receiving their Final Dividend is detailed in the Notice of the AGM.

13) The Board of Directors has appointed Mr. Devesh Kumar Vasisht (holding CP No.13700), Partner failing him, Mr. Parveen Kumar (holding CP No.: 13411), Partner of M/s DPV & Associates LLP, Practicing Company Secretaries as the Scrutinizer to scrutinize the entire e-voting process in a fair and transparent manner.

14) In case of any queries, you may refer the Frequently Asked Questions (FAQs) for Members and e-voting User Manual for Members available in the download section of https://evoting.kfintech.com or call on Company's Registrar 040-67162222 or Toll-free number 1800-3094-001 or send an E-mail to [email protected]. Any grievances connected with the remote e-voting, attending the AGM through VC/OAVM or e-voting during the AGM may be addressed to Mr. Anandan K, Manager – Corporate Registry (Unit: Newgen Software Technologies Limited) of KFin Technologies Limited, Selenium Building, Tower-B, Plot No 31 & 32, Financial District, Nanakramguda, Serilingampally, Hyderabad, Rangareddy, Telangana, India – 500 032.

Date: 29.06.2026
Place: New Delhi

For and on behalf of
Newgen Software Technologies Limited
Sd/-
Aman Mourya
Company Secretary

नई दिल्ली
जनसता | 30 जून, 2024 | 15

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न्यूज़ेन सॉफ्टवेयर टेक्नोलॉजीज लिमिटेड
मोबाइल नं. 14200004, 14200005, 14200006
पंजीकृत कार्यालय: ई-44 / 13 ओखला फेज-8, नई दिल्ली-110020, भारत
फोन: (+91) 1 46533253, (+91) 11-26384060, फैक्स (+91) 11-2638 3963
ई-मेल: [email protected], फुलस्टार: https://newgensoft.com

34वीं वार्षिक आम बैठक का नोटिस, रिकॉर्ड तिथि और ई-वोटिंग सूचना

एनव्यूडर्स सूचना दी जाती है कि:

1. कॉर्पोरेट कार्य मंत्रालय ("एमसीए") द्वारा जारी सामान्य परिपत्र सं. 03/2025, दिनांक 22 सितंबर 2025, इस संबंध में एमसीए द्वारा जारी अन्य पूर्ववर्ती परिपत्रों के साथ पठित (सामूहिक रूप से "एमसीए परिपत्रों" के तौर पर संदर्भित), और सेबी द्वारा जारी परिपत्र सं. सेबी/एचओ/सीएफडी/सीएफडी-पीओडी-2/पी/समू/2024/133, दिनांक 03 अक्टूबर 2024, साथ में इस संबंध में सेबी द्वारा जारी अन्य पूर्ववर्ती परिपत्रों के साथ पठित (सामूहिक रूप से "सेबी परिपत्रों" के तौर पर संदर्भित), कंपनी अधिनियम, 2023 ("अधिनियम") के लागू प्रावधानों की अनुपालना में न्यूज़ेन सॉफ्टवेयर टेक्नोलॉजिज लिमिटेड ("कंपनी") की 33वीं वार्षिक आम बैठक, 34वीं एजीएम के नोटिस में यथा निर्धारित बिजनेस के संचालन के लिए, वीडियो कांफ्रेंसिंग ("वीसी")/अन्य ऑडियो-विजुअल माध्यमों ("ओएपीएम") की सुविधा से शुक्रवार, 24 जुलाई, 2026 को प्रात: 11.00 बजे (भारतीय मानक समय) आयोजित की जायेगी।

2. सेबी और एमसीए परिपत्रों के अनुपालन में, एजीएम के नोटिस की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां, साथ में वित्तीय वर्ष 2025-26 के लिए वार्षिक रिपोर्ट सभी सदस्यों को, जिनका ई-मेल पता शुक्रवार, 19 जून, 2026 को डिपार्टमेंटरी पार्टिसिपेंट्स/कंपनी के साथ पंजीकृत है, भेज दी गई है। एजीएम का नोटिस साथ में वार्षिक रिपोर्ट ई-मेल से प्रेषित किये जाने का कार्य 29 जून, 2026 को पूरा कर लिया गया है। परिपत्रों के अनुरूप नोटिस और वार्षिक रिपोर्ट की भौतिक प्रतियां भेजने की आवश्यकता समाप्त कर दी गई है। सदस्य केवल वीसी/ओएपीएम सुविधा के जरिए एजीएम में शामिल और भागीदारी कर सकते हैं। एजीएम में शामिल होने के लिए अनुदेश और रिमोट इलेक्ट्रॉनिक वोटिंग में भाग लेने के तरीके या एजीएम के दौरान ई-वोटिंग सिस्टम के जरिए मतदान करने के बारे में जानकारी एजीएम के नोटिस में उपलब्ध कराई गई है। वीसी/ओएपीएम सुविधा के जरिए एजीएम में शामिल होने वाले सदस्यों की गणना, अधिनियम की धारा 103 के तहत कोरम की गणना के उद्देश्य से, की जायेगी। सदस्यों का मतदान का अधिकार शुक्रवार, 17 जुलाई 2026 ("कट ऑफ तिथि") को कंपनी की प्रदत्त इक्विटी शेयर पूंजी में उनके द्वारा धारित इक्विटी शेयरों के समानुपात में होगा।

3. सेबी (सूचीकरण उत्तरदायित्व और प्रकटन आवश्यकताएं) विनियम, 2015 के विनियम 36 (1)(बी) के अनुरूप वार्षिक रिपोर्ट प्राप्त करने के लिए वेब लिंक, वास्तविक पाथ सहित, के उल्लेख वाला एक पत्र उन सदस्यों को भेजा जा रहा है जिन्होंने अपना ई-मेल पता कंपनी के साथ पंजीकृत नहीं कराया है।

4. एजीएम का नोटिस और वित्तीय वर्ष 2025-26 के लिए वार्षिक रिपोर्ट कंपनी की वेबसाइट https://newgensoft.com और स्टॉक एक्सचेंज की वेबसाइट www.bseindia.com और www.nseindia.com पर उपलब्ध है। एजीएम का नोटिस और वार्षिक रिपोर्ट कंपनी के रजिस्ट्रार और शेयर ट्रांसफर एजेंट ("आरटीए") की वेबसाइट https://evoting.kfintech.com/ पर भी उपलब्ध है।

5. सदस्यों को कंपनी के आरटीए अर्थात कैंपिन टेक्नोलॉजिज लिमिटेड द्वारा उपलब्ध कराए गए इलेक्ट्रॉनिक प्लेटफार्म के जरिए एजीएम में शामिल होने की सुविधा प्रदान की गई है। सदस्य वीसी/ओएपीएम के जरिए एजीएम में शामिल हो सकते हैं अथवा https://emeetings.kfintech.com/ पर जाकर शेयरधारक/सदस्य लॉगिन के तहत अपने रिमोट ई-वोटिंग लॉगिन क्रेडेंशियल्स प्रयोग करके और कंपनी की एजीएम के लिए इवेंट का चयन करते हुए एजीएम की लाइव वेबकास्ट को देख सकते हैं।

6. कंपनी ने एजीएम में पारित/संचालित किए जाने वाले प्रस्तावित संकल्पों पर इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों से सदस्यों को अपने मताधिकार का प्रयोग करने की सुविधा प्रदान की है। केवल वे सदस्य जो कि शुक्रवार, 17 जुलाई 2026 (कट ऑफ तिथि) को भौतिक स्वरूप में अथवा डीमैटीरियलाइज्ड स्वरूप में शेयर धारण किए हुए हैं, ई-वोटिंग की सुविधा का लाभ उठाने और एजीएम में ई-वोटिंग करने के हकदार होंगे। तदनुसार वे सदस्य कंपनी के आरटीए द्वारा उपलब्ध कराए गए इलेक्ट्रॉनिक वोटिंग सिस्टम ("रिमोट ई-वोटिंग") के जरिए एजीएम के नोटिस में यथानिर्धारित बिजनेसिस पर अपना वोट इलेक्ट्रॉनिकली प्रस्तुत कर सकते हैं।

7. रिमोट ई-वोटिंग सुविधा निम्नलिखित वोटिंग अवधि के दौरान उपलब्ध होगी:

1. सदस्य नोट कर लें कि:

क) वोटिंग के लिए रिमोट ई-वोटिंग मॉड्यूल कंपनी के आरटीए द्वारा उपर्युक्त तिथि और समय पर हटा दिया जाएगा और सदस्य द्वारा संकल्प पर एक बार मतदान करने के बाद सदस्य को बाद में इसमें परिवर्तन करने की अनुमति नहीं दी जाएगी। उक्त तिथि और समय के बाद रिमोट ई-वोटिंग की अनुमति नहीं होगी

ख) एजीएम के दौरान भी वोटिंग के लिए सुविधा उपलब्ध कराई जायेगी और जो सदस्य भौतिक स्वरूप में अथवा डीमैटीरियलाइज्ड स्वरूप में शेयर धारण करते हैं, एजीएम में वीसी/ओएपीएम सुविधा के जरिए उपस्थित होते हैं, और ऐसा करने से अन्य प्रकार से प्रतिबंधित नहीं हैं, एजीएम में ई-वोटिंग प्रणाली के जरिए मतदान करने के पात्र होंगे; और

ग) सदस्य जिन्होंने एजीएम के पूर्व रिमोट ई-वोटिंग के जरिए अपने मताधिकार का प्रयोग कर लिया है वे भी एजीएम में उपस्थित हो सकते हैं परंतु पुन: अपने मताधिकार का प्रयोग करने के पात्र नहीं होंगे।

1. सदस्यों को एनव्यूडर्स सूचित किया जाता है कि कोई व्यक्ति, जो कि इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों के जरिए एजीएम का नोटिस प्रेषित होने के बाद कंपनी का सदस्य बन जाता है और कट ऑफ तिथि अर्थात 17 जुलाई, 2026 को शेयर धारण कर रहा है, वह [email protected] पर अनुरोध भेजकर लॉगिन आईडी और पासवर्ड प्राप्त कर सकते हैं। परंतु यदि कोई व्यक्ति कंपनी के आरटीए के पास रिमोट ई-वोटिंग के लिए पहले से ही पंजीकृत है तो मौजूदा यूजी आईडी और पासवर्ड का वोट देने हेतु इस्तेमाल किया जा सकता है।

2. सदस्यों का रजिस्टर और भौतिक शेयरधारकों के लिए कंपनी की शेयर ट्रांसफर बुक्स एजीएम तथा इक्विटी शेयरों पर अंतिम लाभांश के लिए, यदि कंपनी की एजीएम में घोषित किया जाता है, सदस्यों के नामों के निर्धारण के लिए शुक्रवार, 17 जुलाई, 2026 को बंद रहेंगे।

3. डीमैटीरियलाइज्ड विधि में शेयर धारण करने वाले सदस्यों से अनुरोध है कि वे अपने संबंधित डिपार्टमेंटरी पार्टिसिपेंट्स से संपर्क करते हुए अपना ई-मेल पता / इलेक्ट्रॉनिक बैंक अधिदेश रजिस्टर/अद्यतन करा लें। भौतिक विधि में शेयर धारण करने वाले सदस्य जिन्होंने कंपनी के साथ अपना ई-मेल पता / इलेक्ट्रॉनिक बैंक अधिदेश रजिस्टर/अद्यतन नहीं कराया है से अनुरोध है कि वे कंपनी के आरटीए को हस्ताक्षरित फार्म आईएसआर-1 उपलब्ध कराते हुए इसे रजिस्टर/अद्यतन करा लें। सदस्य फोलियो नंबर, सदस्य का नाम और पता, पैन, ई-मेल पता, मोबाइल नंबर आदि सहित सभी विवरणों का उल्लेख करते हुए हस्ताक्षरित फार्म आईएसआर-1 के साथ कंपनी/आरटीए को क्रमश: [email protected] /[email protected] पर भी लिख सकते हैं।

4. तरीका, जिसके अनुसार सदस्य अंतिम लाभांश प्राप्त करने के लिए अधिदेश रजिस्टर करना चाहते हैं, एजीएम के नोटिस में विस्तार से दिया गया है।

5. निदेशक मंडल ने संपूर्ण ई-वोटिंग प्रक्रिया की पारदर्शी और निष्पक्ष निगरानी के लिए भी देवेक्ष कुमार वशिष्ठ (धारक सीपी सं. 13700), पार्टनर-जनके उपलब्ध न होने पर, भी प्रवीण कुमार (धारक सीपी सं. 13411), पार्टनर ऑफ मैसर्स डीपीवी एंड एसोसिएट्स एलएलपी, प्रेक्टाइजिंग कंपनी सेक्रेट्रीज को निगरानीकर्ता के तौर पर नियुक्त किया है।

6. किसी भी प्रश्न के मामले में, आप https://evoting.kfintech.com के डाउनलोड खंड में उपलब्ध सदस्यों के लिए बारंबार पूछे जाने वाले प्रश्नों (एफएक्यूज) और सदस्यों के लिए ई-वोटिंग यूजर मैनुअल का संदर्भ ले सकते हैं अथवा कंपनी रजिस्ट्रार का 040-67162222 अथवा टोल फ्री नंबर 1800.3094.001 पर कॉल करें अथवा [email protected] पर ई-मेल भेजें। रिमोट ई-वोटिंग, वीसी/ओएपीएम के जरिए एजीएम में उपस्थिति अथवा एजीएम के दौरान ई-वोटिंग से जुड़ी कोई शिकायत भी आनंदन के, मैनेजर' कार्पोरेट रजिस्ट्री (यूनिट: न्यूजेन सॉफ्टवेयर टेक्नोलॉजिज लिमिटेड) कैंपिन टेक्नोलॉजिज लिमिटेड, सेलेनियम बिल्डिंग, टायर बी, प्लॉट 31-32, फाइनेंशियल डिस्ट्रिक्ट, नानकराममुख, सेरिलिंगमपल्ली, हैदराबाद, रंगारेड्डी, तेलंगाना, भारत-500032, को प्रेषित की जा सकती है।

कृते न्यूजेन सॉफ्टवेयर टेक्नोलॉजिज लिमिटेड के लिए और उसकी ओर से

दिनांक: 29 जून, 2026
स्थान: नई दिल्ली

हस्ताक्षर/-->
अभय नोंयो
कंपनी सचिव